Misyon
Bolu Abant İzzet Baysal Üniversitesi Rektörlüğünün misyonunu yerine getirmekle görevli personelin kanun, kanun hükmünde kararname, yönetmelik, yönerge ve mevzuatların kendilerine tanıdığı her türlü özlük haklarının en kısa zamanda eksiksiz ve doğru olarak uygulanmasını temin etmek, personelimizin görevlerini yerine getirirken endişeden uzak yüksek moral ve motivasyon içerisinde çalışmalarını sürdürmelerini sağlamaktır.
Vizyon
Üniversitemizde insan gücü (norm kadro) planlamasını yapmak, personelin performans kriterleri içerisinde çalışmalarını değerlendirebilmek ve personelin daha verimli çalışmasını temin etmek amacıyla, işyeri ve iş analizlerini yaparak ve teknolojik gelişmelerden yararlanarak e-devlet projesi kapsamında akademik ve idari personelin atama, yükseltilme, terfi, emeklilik, bordro, özlük vb. işlemlerini elektronik ortamda yürütülebilmesini sağlamaktır.
İnsan gücü planlaması yapmak, personel politikaları belirlemek, yönetime personel sisteminin geliştirilmesiyle ilgili önerilerde bulunmak ve personeli geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak amacıyla çalışmalarını yürüten; çağdaş bir idari yapı oluşturarak, sorumluluk bilinci ve etik anlayış içinde etkin, verimli ve hızlı hizmet sunmak vizyonu ile hareket eden Daire Başkanlığımızın görev ve sorumlulukları Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 29. Maddesinde;
şeklinde düzenlenmiştir.
Başkanlığımız, 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 29. maddesinde belirtilen hizmet ve faaliyetlerin ekonomik ve faal bir şekilde yerine getirilmesi için personel kaynaklarının en etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak amacıyla görev ve sorumluluklarını yerine getirmeye çalışmaktadır.
Personel Daire Başkanlığı personelinin ünvanlara göre görev ve sorumlulukları ise aşağıda açıklanmıştır:
Personel Daire Başkanı, görev alanına giren konulardan dolayı Genel Sekretere ve Rektöre karşı sorumludur.
Daire Başkanlığı'nın görev alanına giren konuların sağlıklı, düzenli ve verimli bir şekilde, ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesini planlamak, koordine etmek ve denetlemek,
Üniversitenin insan gücü ve kariyer planlaması ve personel politikasıyla ilgili çalışmalar yapmak,
Akademik ve idari personelin mali hakları ile ilgili işlemlerin yürütülmesini sağlamak,
Daire Başkanlığı'nın faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı takip etmek,
Daire Başkanlığı'na ait birimler arasında koordinasyonu sağlamak, birimlerin işbirliği ve uyum içerisinde çalışmasını temin etmek ve ortaya çıkan sorunları çözmek,
Bağlı birimlerin verimli şekilde çalışması için projeler üretmek,
Görev alanına giren konularda, uygulamalarda ortaya çıkan mevzuat yetersizliği veya aksaklıklarla ilgili hususlarda inceleme ve araştırma yaptırarak, alınması gereken yasal ve idari tedbirler konusunda Genel Sekreterlik Makamına tekliflerde bulunmak,
Daire Başkanlığı'na bağlı şube müdürlüklerinin çalışmalarına ait yıllık faaliyet raporlarının düzenlemesini sağlamak,
Daire Başkanlığı personelini denetlemek ve çalışma konularında direktif vermek,
Daire Başkanlığı personelinin hizmet içi eğitim ihtiyaçlarını belirlemek ve hizmet içi eğitim programlarını düzenlemek,
Daire Başkanlığı personelinin özlük haklarının ve disiplin işlemlerinin takibini yapmak,
Ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için Genel Sekreterlik Makamına önerilerde bulunmak,
Şube Müdürlerince personele verilen yıllık izinleri onaylamak,
Daire Başkanlığı'nın çalışmaları konusunda amirlerine bilgi vermek,
Amirlerin vereceği benzer nitelikteki diğer yetkileri kullanmak ve görevleri yerine getirmek,
Hizmet faaliyetlerinin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun, en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak,
Birimin işlerinin en az masrafla, tespit edilmiş kalite, miktar ve zaman standartları çerçevesinde gerçekleştirilmesini sağlamak üzere, bağlı personeli denetlemek,
Birim faaliyetlerinin yürütülmesi, yönlendirilmesi ve değerlendirilmesi için, birimine tahsis edilen personel, yer, malzeme ve diğer kaynaklarla geleceğe yönelik olarak hedefler ve standartlar belirlemek,
Temel fonksiyon olarak belirlenen faaliyetlerin etkin, verimli, ekonomik ve nitelikli olarak yerine getirilebilmesi için kendinin ve astlarının faaliyetlerini programlamak. Rutin işlerin formlara bağlanmasına, işlerin basitleştirilmesine çalışmak, sonucu Genel Sekretere iletmek,
Birimdeki personel arasında ve bunlarla organik görev ilişkisi bulunan diğer birimlerin personeli arasında aksamayan, uyumlu bir haberleşme ve işbirliği düzenini kurmak, onay için Genel Sekretere önermek,
Birim içinde etkin bir kayıt ve dosya sistemi kurmak, yürütmek ve geliştirmek,
Birim faaliyetlerinin etkin bir şekilde uygulanıp, yürütülebilmesi için gereken düzeyde sorumluluk ve yetkiyi astlarına devretmek sonuçlara yönelik sorumluluk ve yetkiyi elinde tutmak,
Birimdeki kadrolara ilişkin görev, yetki ve sorumluluklar ile bu kadro görevlerine atanacaklarda aranan özel niteliklerde değişikliği gerektiren hususları tespit etmek, Genel Sekretere önermek,
Daire Başkanlığı faaliyetlerinin yürütülebilmesi için gerekli elemanların seçiminde, görevden alınmalarında, terfi ve atamalarında, ödüllendirme ve cezalandırmalarında Genel Sekretere öneride bulunmak. Astlarından kendisine iletilen personel hareketlerine ilişkin önerileri incelemek, değerlendirmek ve Genel Sekretere öneride bulunmak,
Astlarından kendisine iletilen personel hareketlerine ilişkin önerileri incelemek, değerlendirmek ve onaylamak,
Sürekli olarak personelin eğitim ihtiyacını tespit etmek, sorumluluklarını yerine getirebilmeleri için gerekli bilgi ve donanımla donatılmalarını sağlamak. Astları tarafından önerilen hizmet içi eğitim ihtiyaçlarını incelemek, bu hususta programlar hazırlamak ve Genel Sekretere iletmek,
Astlar için gerekli yönlendirmeyi yapmak, astların işlerini koordine etmek, gerektiğinde yardımcı olmak,
Bağlı personelinin, günlük mesaiye geliş ve gidişlerini kontrol ederek mesai saatlerine azami dikkatin gösterilmesi hususunda gerekli tedbirleri almak,
Verilecek diğer benzeri görevleri yapmak.
Birimindeki hizmetlerin etkili, verimli ve süratli bir şekilde sunulmasını sağlamak,
Birimi ile ilgili idari mevzuatın uygulanmasına yönelik değişiklikleri takip ederek, personeli, harcama birimlerini ve Daire Başkanını bilgilendirmek,
Biriminin diğer idareler nezdindeki idari iş ve işlemleri, harcama birimleri arasında koordinasyonu sağlayarak izlemek ve sonuçlandırmak, bu konudaki yazışmaları yapmak,
Harcama birimleri tarafından birimlerine ilişkin olarak istenilen bilgileri sağlamak ve harcama birimlerine idari konularda danışmanlık hizmeti sunmak,
Harcama birimlerini, idari mevzuatta meydana gelen değişiklikler konusunda uygun araçlarla bilgilendirmek,
İdari konulardaki düzenleme ve kararların uygulanması konusunda, gerektiğinde ilgili idarelerin görüşü de alınarak, uygulamaya açıklık getirici ve yönlendirici yazılı bilgilendirme yapmak,
Birimine gelen ve giden evrakların bekletilmeksizin kayda alınarak gelen ve giden evrak defterinde izlenmesini sağlamak, birim ile ilgili yazı, tutanak ve formları teslim almak, gerekli cevapları yazmak, paraf sonrası daire başkanına sunmak, yazışmaları sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalatıp, arşiv sistemine göre korunmasını sağlamak,
Birimlerinde kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeleri, gerektiğinde çıktılarını alarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza etmek,
Kendi görev alanı içindeki ve diğer şubelerle olan yazılı ve sözlü bilgi akışının tam, doğru ve zamanında oluşmasını sağlamak,
Kanunlara ve Bakanlıkça belirlenen standartlara aykırı olmamak şartıyla, idarece gerekli görülen her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar hazırlamak ve daire başkanının onayına sunmak,
Katıldığı ve/veya sorumluluğunu üstlendiği süreçlerde sürekli olarak iyileştirme fırsatları araştırmak, iyileştirme önerileri geliştirmek, gerekli onayları alıp sürecin yeni akışını uygulamaya koymak,
Daire Başkanı başkanlığında, yapılan (ayda birden az olmayan rutin) toplantılara düzenli olarak katılmak, bu toplantılarda, birimindeki faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemleri, sorunları, görüş ve önerilerini sunarak, bilgi paylaşımını, işbirliği ve uyumu sağlamak,
Kendi sorumluluğunda olan bütün büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak, şubesinde mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak,
Biriminin gereksinimi olan hizmetlerin, her türlü kırtasiye v.b. malzemelerinin alınmasını, fax, fotokopi makinesi, bilgisayar v.b. demirbaşların korunması ve bakımlarının yapılmasını bunlara ait kayıtların tutulmasını sağlamak, hizmet ve malzeme alımlarıyla ilgili olarak daire başkanına önerilerini sunmak,
Kendi görev alanı kapsamındaki her türlü bilginin her an kullanabilecek durumda tam, doğru ve güncel olarak tutulmasını sağlamak, gerektiğinde rapor hazırlamak,
Biriminin çalışma düzeni ile ilgili değişiklikler konusunda daire başkanına öneride bulunmak, uygulamalarda görülen aksaklık ve sorunları giderici önlemleri almak ve yetkisi dışında olanlar için gerekli önerilerde bulunmak,
Biriminin kadrosu veya bu kadroda yapılacak değişikliklerle ilgili olarak daire başkanına görüş ve önerilerini sunmak, şubesinin, personel ve araç gereç ihtiyaçlarını tespit ederek öneride bulunmak,
Personel tayini, nakil, görev, terfii, asalet onayı, işten ayrılma ve diğer özlük hakları ile eğitim gereksinimine ilişkin işlemlerde daire başkanına görüş ve önerilerini sunmak,
Personelin işbaşında yetiştirilmesini sağlamak üzere işlerin yapılış yöntemlerini ve diğer faaliyetlerle ilişkilerini açıklamak,
Personele iş vermek, yaptıkları işleri denetlemek, gerektiğinde uyarmak, bilgi ve rapor istemek,
Personelinin eğitim ve diğer yollarla geliştirilmesini sağlamak, gerekli nitelikleri kazanması ve gerekli bilgileri edinebilmesi eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek ve eğitimlerin gerçekleşmesi için girişimlerde bulunmak, çalışmalar yapmak,
Kendisi de dâhil olmak üzere, personelinin herhangi bir nedenle, işyerinden kısa veya uzun süreli olarak ayrılması halinde, kimlerin söz konusu işleri yapacaklarını (vekâlet edecek kişiyi) belirlemek ve daire başkanına teklif etmek/bildirmek,
Görevlendirilmesi halinde diğer yöneticilere vekâlet etmek,
Kurum tarafından planlanan hedeflere ulaşılmasına katkıda bulunmak üzere görev alanı ile ilgili konularda kendini yetiştirmek,
Konusu ile ilgili seminer, konferans ve kongre gibi etkinliklere katılmak, gerekirse bildiriler sunmak veya izleyici olarak takip etmek,
Görevlendirildiği komisyon vb. çalışma gruplarında yer almak, rapor veya projeler hazırlamak,
Dairenin yıllık iş programları için istenilen bilgileri ve tabloları düzenlemek, şube hizmetleri ile ilgili olarak yılsonunda genel bir değerlendirme yapmak ve istatistikî verilerin düzenlenmesini sağlamak,
İşyerinde disiplinli bir çalışma ortamı yaratmak,
Sorumluluğuna verilen şubenin çalışma programını hazırlamak, birim amirine sunmak ve uygulamak, şube çalışmalarını, daire başkanlığı hizmet politikası ve çalışma plan ve programlarına göre yönetmek,
Şube personeli arasında görev bölümü yaparak, uyum ve iş birliği içinde çalışmalarını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek,
Şube personeli tarafından incelenen veya incelenmesi kendisine ait olan işlem ve konuları inceleyerek sonuca bağlamak,
Şubenin yazışmalarını, yazıları ve onayları, Başbakanlık Makamının 2004/29 Sayılı Genelgesi ile yürürlüğe konulan “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun olarak hazırlamak,
Uygulamada karşılaşılan güçlük ve tıkanıklıkları gidermek, gereken tedbirleri almak ve uygulamak, yetkisi dışında kalanlar için daire başkanına öneride bulunmak,
Daire Başkanının vereceği diğer iş ve işlemleri yapmak,
Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak,
Biriminin görevlerinin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden daire başkanı ve üst yöneticiye karşı sorumludur.
Kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuatla uhdesine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yapmak ve yaptırmak,
Kendisine bağlı personel arasında dengeli görev bölümü ve iş dağılımı yaparak hizmetin düzenli, verimli ve süratli bir şekilde yürütülmesini, personelin disiplin ve iş birliği içinde, verimli çalışmasını sağlamak,
Birimine ait yazışmaların dosyalama işlemlerini yaptırmak, sonuçlandırmak ve muhafazasını sağlamak,
Yazışmaların " Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun olarak yapılmasını sağlamak,
Amirinin ihtiyaç duyabileceği kendi görev alanı kapsamındaki her türlü bilginin her an kullanılabilecek durumda tam, doğru ve güncel olarak tutulmasını sağlamak, gerektiğinde rapor hazırlamak,
Astlarının yetiştirilmelerini sağlamak, astlarına iş vermek, yaptıkları işleri denetlemek,
Biriminde yürütülen faaliyetlerin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi için gerekli araç, malzeme, personel vb. ihtiyaçları önceden belirleyerek amirine iletmek,
Memurların mesaiye riayetlerini izlemek,
Bürolardaki makine, cihaz, araç, gereç ve demirbaş eşyanın bakımlı ve çalışır bir şekilde bulunmalarını sağlamak için gerekli tedbirleri almak,
Daire Başkanı ve Şube Müdürü tarafından verilen diğer işleri yapma
4- Memur, Sağlık Teknikeri, Bilgisayar İşletmeni
Verilen görevlerin en iyi şekilde yürütülmesini sağlamak, yazılar imzadan çıkıncaya kadar izlemek ve sevkini sağlamak,
Kendisine verilen görevleri şubenin diğer personeli ile iş birliği içerisinde yürütmek,
İşi ile ilgili olarak hazırlanmış yazılımı kullanmak,
Gerektiğinde hızlı ve güvenli bir şekilde veri girişi yapmak,
Girilen bilgilerin denetimini yapmak,
Kendisine teslim edilen demirbaş eşya, makine ve malzemenin bakım, muhafaza ve usulüne uygun olarak kullanılmasını sağlamak,
Sistem arızalarını tanımlamak, girdi ve çıktıların bütünlüğünü ve doğruluğunu koruyacak biçimde düzeltici işlem yapmak,
Amirlerince verilen her türlü yazışmayı elektronik ortamda yazmak,
Göreviyle ilgili programları kullanarak bilgisayara (veri, grafik, resim, şekil, harita v.b.) her türlü veriyi yüklemek,
Daire Başkanı, Şube Müdürü veya Şef tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
5- Sekreter
Bağlı bulunduğu yöneticinin iç ve dış görüşmelerini düzenleyerek, yetkililerle yapılması gerekli görülen (kişi veya grupların) görüşmelerini, başkanlığımızın zaman ve iş durumlarını da dikkate alarak planlamak, emre göre görüşmeleri yürütmek,
Daire Başkanının yazılı ve sözlü direktiflerinin ilgili kişi ve birimlere iletilmesini sağlamak,
Büro makinalarını kullanmak,
İmza ve havale edilen yazı ve dosyaları ilgili birim ve kişilere göndererek izlemek, gerekli olanların giriş-çıkış kayıtlarını tutmak,
Daire Başkanının kırtasiye, demirbaş, vb. büro hizmetlerinin yapılmasını sağlamak,
Amirlerince verilecek benzer görevleri yapmak.
6- Tekniker
Başkanlığımızda daire başkanı ve ilgili şube müdürünün gözetimi altında mesleğiyle ilgili teknik görevleri yapmak,
Çalıştığı işyerinde gerekli düzenlemeyi yaparak işi ve personelin çalışmasını gözetmek,
Etüd, araştırma, uygulama, kontrol ve konusuyla ilgili diğer görevleri yapmak.
İnsan Kaynakları
Personel Daire Başkanlığında çalışan 20 personel 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 1 personel de 2914 sayılı Yüksek Öğretim Personel Kanunu kapsamında istihdam edilmektedir. Daire Başkanlığımız personelinin bürolara göre dağılımı aşağıdaki gibidir:
| PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI | |
| Unvanı | Adı Soyadı |
| Personel Daire Başkanı | Mustafa TANRIKULU |
| Sekreterlik (Büro Personeli) | Nuray KILINÇ |
| Evrak Kayıt Bürosu (Bilgisayar İşletmeni) | Mustafa ERDOĞAN |
| Akademik Personel Şube Müdürlüğü | |
| Şube Müdürü | Zühal DİNİZ |
| Akademik Personel Bürosu | |
| Bilgisayar İşletmeni | Selin BENLİOĞLU ÇAMBEL |
| Bilgisayar İşletmeni | Faruk SÖNMEZ |
| Bilgisayar İşletmeni | Şahin GÜZEL |
| Bilgisayar İşletmeni | Alparslan TAŞTAN |
| Akademik Görevlendirme Şube Müdürlüğü | |
| Şube Müdürü | Serhat Aslan GÜLER |
| Akademik Görevlendirme Bürosu | |
| Şef | Hasan AHATLI |
| Bilgisayar İşletmeni | Nurgül ACAR KAZMACI |
| Büro Personeli | Sinem ERTEM |
| İdari Personel Şube Müdürlüğü | |
| Şube Müdürü | Gülten SEVİNÇ GEZER |
| İdari Personel Bürosu | |
| Şef | Mürşide AYYILDIZ GÜLER |
| Tekniker | Kerim KARAMANLIOĞLU |
| Teknisyen | Hülya ÇAL |
| Bilgisayar İşletmeni | Recep ÇELİK |
| Büro Personeli | Tolga Cüneyt ÖZTÜRK |
| Maaş ve Özlük Şube Müdürlüğü | |
| Şube Müdürü V. | Nuri ARSLAN |
| Maaş ve Özlük Bürosu | |
| Şef | Fatih YILMAZER |
| Bilgisayar İşletmeni | Melek DEĞERCAN |
| Büro Personeli | Canan KARADAŞ |
| Büro Personeli | Saliha KILIÇ |
| Sicil ve Hizmetiçi Eğitim Şube Müdürlüğü | |
| Şube Müdürü | Özlem BAŞARAN |
| Sicil Bürosu | |
| Bilgisayar İşletmeni | Mustafa USTA |
| Bilgisayar İşletmeni | Dinçer İLHAN |
| Bilgisayar İşletmeni | Oğuz Han YANIK |
| Memur | Talha Recep ERTAŞ |
| Hizmetiçi Eğitim Bürosu | |
| Mühendis | Özkan GERBOĞA |
